Context-adaptable Process-oriented Knowledge Management

Abstract

Providing the right knowledge to the right person at the right time is one of the most important capabilities of modern organizations. Process-oriented knowledge management has been increasingly recognized as a promising way to achieve such capability. As the environment becomes more complex and unpredictable, however, the meaning of right knowledge often changes. As a result, the users may not be provided with the necessary knowledge if context changes are not reflected correctly. This paper addresses the issue by proposing a novel concept of context-adaptability for process-oriented knowledge management. Context-adaptability aims to enable the end users to define the condition of a context change before its occurrence and enforce the required actions in a timely manner. To implement the concept, meta-rules or rule-modifying-rules, which support three higher-order operations, are introduced. When the context change defined in a meta-rule occurs, the system can automatically reflect the change by enforcing the predefined operations such as inserting a new rule or deleting/updating the existing rules. A rule-based language with intuitive syntax and semantics, which extends Event-Condition-Action rule, is presented as a computation model. In addition, two important issues caused by multiple users are discussed: consistency and version control issues. Finally, an XML-based prototype system is developed to demonstrate the feasibility and applicability of the rule language. The proposed approach is expected to enable organizations to provide the right knowledge to the right users at the right time even in the changing contexts. Furthermore, the explicit separation between the rules that handles context changes and that delivers knowledge will enable the users to cope with unexpected changes in the development stage. Finally, it will enable more systematic management of context changes, which is expected to be a crucial capability of a sustainable organization.

오늘날 조직들이 활용하고 생산하는 지식의 양이 기하급수적으로 늘어남에 따라 적절한 지식을 사용자에게 전달하는 것이 매우 중요해졌다. 프로세스 기반 지식 관리는 비즈니스 프로세스 모델 및 인스턴스로부터 얻을 수 있는 상황 정보를 활용하여 선제적으로 사용자에게 필요한 지식을 전달할 수 있음을 보였다. 구체적으로 지식을 전달할 수 있는 규칙을 비즈니스 프로세스의 업무에 연동시킴으로써 각 업무들이 수행될 때마다 자동으로 해당 지식이 전달될 수 있도록 하였다. 하지만, 기존의 프로세스 기반 지식 관리 기법 및 방법론들은 급변하는 상황 변화에 적절하게 대응하지 못한다는 한계점을 가진다. 특히, 상황에 대한 인식 및 연관된 행동 자체를 근본적으로 변화시켜야 하는 상황의 변화가 발생하여 기존의 지식 전달 규칙이 더 이상 유효하지 않을 때, 이에 대처할 수 있는 방안을 제시하지 못하였다. 만약 이러한 상황 변화가 적절하게 관리되지 않는다면 사용자들은 더 이상 필요 없는 지식을 전달받게 될 것이다. 나아가, 조직 전반적인 경쟁력 및 지속 가능성이 떨어질 것이다. 이에 본 연구에서는 Context-adaptability 라는 새로운 개념을 제시하고 이를 프로세스 기반 지식 관리 시스템에 적용하였다. 본 연구에서 제안한 상황 적응형 프로세스 기반 지식 관리 기법은 변화하는 상황에 맞추어 지식 전달 규칙을 선제 적으로 변경하고 사용자에게 변화된 상황에 가장 적절한 지식을 전달할 수 있다. 본 연구에서 제시한 Context-adaptability는 상황 변화에 맞추어 상황에 대한 인식 및 연관된 행동을 변화시킬 수 있는 시스템의 기능을 의미한다. 특히, 해당 개념은 Programmable management of context changes 를 지향한다. 이는 사용자가 직접 상황 변화에 대한 조건 및 연관된 행동들을 미리 정의할 수 있도록 하고 해당 상황 변화가 발생하였을 때, 빠르게 필요한 행동을 취할 수 있게 한다. 이를 통해, 선제적으로 상황 변화에 대처할 수 있다. 아울러, 본 연구에서는 Context-adaptability를 구현하기 위한 수단으로 Meta-rule 이라는 higher-order rule을 제시하였다. 즉, Meta-rule은 기존의 rule을 삭제/변경하거나 새로운 rule을 삽입할 수 있는 rule이다. 사용자들은 Metarule을 이용하여 예측된 Context change에 대한 조건 및 이데 필요한 Operation (다른 rule을 변경하는 operation)들을 미리 정의할 수 있다. 그리고 상황 적응형 프로세스 기반 지식 관리 시스템은 Meta-rule에 정의된 Context change를 지속적으로 모니터링하고 해당 변화가 발생할 시 필요한 행동을 수행한다. 즉, Meta-rule을 통해 사용자들은 미래 상황에 대해서 보다 정확하게 명시할 수 있다. 아울러, 삭제 기능을 통해 상황 변화 후 오직 필요한 rule 들만이 rule base에 남도록 하여 보다 효율적인 규칙 관리가 이루어질 수 있다. 해당 연구에서는 앞서 소개한 Meta-rule에 대한 Computational model로서 ECA 기반 프로세스 Trigger인 BPTrigger를 확장한 Rule language를 제시하였다. 특히, EBNF 표기법을 활용하여 해당 Rule language의 Syntax를 정의하였다. 직관적이고 명료한 해당 Rule language의 Syntax 및 Semantics는 사용자들이 보다 수월하게 직접 상황 변화를 관리할 수 있게 한다. 또한, 가상의 구매 프로세스 수행 상황을 상정하여 해당 Rule language의 활용 가능성을 확인할 수 있는 사례를 보여주었다. 해당 사례를 통해, 사용자가 다양한 미래 상황 및 현재 상황을 명확하고 효율적으로 관리할 수 있음을 보였다. 특히, Meta-rule을 사용하지 않고 이러한 변화를 관리했을 때 생길 수 있는 3 가지의 문제점들을 보여줌으로써 Meta-rule의 필요성을 강조하였다. 아울러, 다중 사용자 환경에서 발생할 수 있는 문제점들에 대한 논의도 진행하였다. 이를 해결하기 위한 두 가지 방법으로 Locking mechanism 및 Version control mechanism을 제시하였다. 또한, 본 연구에서는 앞서 제시한 개념들이 정보 시스템에서 효과적으로 적용될 수 있도록 상황 적응형 프로세스 기반 지식 관리 시스템 개발을 위한 시스템 요구사항을 도출하였다. 아울러, 도출된 요구사항에 기반하여 시스템 아키텍처를 제시하였다. 마지막으로 본 연구에서 제시하는 방법론의 적용 가능성 및 실행 가능성을 보일 수 있는 프로토타입 시스템을 개발하였다. 해당 시스템은 XML을 활용하여 Meta-rule을 관리함으로써 다양한 환경에서 정보의 교환을 수월하게 한다. 또한, 개발된 프로토타입 시스템을 활용하여 앞서 보여준 사례를 시연하였다. 요약하자면, 본 연구는 프로세스 기반 지식 관리 시스템에 처음으로 상황 변화를 대응할 수 있는 매커니즘을 적용하였다는 데 의의가 있다. 이를 통해, 급변하는 환경에서도 사용자에게 변화된 상황에 가장 적절한 지식을 전달함으로써 업무 효율/효과성을 높일 수 있다. 나아가 전반적인 조직의 효과성도 높일 수 있을 것이라고 기대한다. 또한, Context-adaptability 라는 개념 및 Programmable management of context changes 를 통해 선제적인 상황 변화 관리를 이룰 수 있다. 이는 예측된 상황 변화에 대한 빠른 대응을 가능케 하여 조직의 지속 가능성 및 경쟁력을 높일 수 있을 것이다. 또한, 앞서 언급하였듯이 사용자들이 직접 정확하고 효율적으로 미래 상황들을 관리할 수 있게 함으로써 환경 변화에 대한 조직의 적응성을 높일 수 있을 것이다. Meta-rule을 활용하여 기록되는 상황 변화에 대한 로그는 조직의 지속 가능성을 높일 수 있을 것이다. 마지막으로 다중 사용자 환경에서 생길 수 있는 Consistency와 같은 문제점들 및 이에 대한 해결 방안은 스스로 자신의 행동을 변화시킬 수 있는 Self-adaptive information system 과 관련하여 다양한 연구 기회를 제공 할 것으로 기대된다.